Comment gérer les interruptions au travail et rester concentré

Les interruptions au travail sont l'un des principaux obstacles à la productivité et à la concentration. Que ce soit un collègue qui passe à l'improviste, une notification de téléphone, ou un email urgent, chaque interruption perturbe le flux de travail, et il faut souvent plusieurs minutes pour retrouver sa concentration initiale.

Alors, comment peut-on gérer ces distractions et rester concentré sur ses tâches ?

Dans cet article, nous verrons des techniques pratiques et des astuces pour garder le cap, minimiser les interruptions et optimiser sa productivité.

Comprendre l'Impact des Interruptions

Chaque interruption nécessite un temps de "réajustement" qui peut aller de quelques secondes à plusieurs minutes. Cela crée ce que l'on appelle du "temps de réadaptation" et ralentit considérablement l'accomplissement des tâches.

Des études montrent que les employés peuvent perdre jusqu'à 2 heures par jour à cause de ces micro interruptions.

Les interruptions peuvent également augmenter le niveau de stress et de frustration, rendant chaque tâche plus difficile à terminer et entraînant un sentiment de surcharge.

Identifiant des Sources d'Interruption

La première étape pour réduire les interruptions est de bien comprendre d'où elles viennent. Les principales sources d'interruptions peuvent inclure :

1. Les notifications numériques (emails, messages, notifications de réseaux sociaux).
2. Les interruptions humaines (collègues, supérieurs hiérarchiques, appels).
3. Les distractions internes (pensées personnelles, idées, etc.).

Analyser et identifier les types d'interruptions qui surviennent le plus souvent dans votre journée vous permet de créer des solutions adaptées à chaque type.

Techniques Pratiques pour Gérer les Interruptions

Voici quelques stratégies pour réduire les interruptions et améliorer votre concentration au travail :

1. Utiliser la Technique du "Bureau Sans Notifications"

Les notifications sont parmi les interruptions les plus fréquentes. Une stratégie efficace est de désactiver les notifications non essentielles pendant les périodes de travail concentrées.

• Email : Désactivez les notifications d'email ou programmez une consultation toutes les heures ou toutes les deux heures.
• Téléphone : Activez le mode "Ne Pas Déranger" pour bloquer les notifications.
• Applications de messagerie : Si vous travaillez sur une tâche importante, indiquez à vos collègues que vous êtes temporairement indisponible.

2. Créer des "Blocs de Temps" Ininterrompus

La technique du Time Blocking, ou blocage de temps, consiste à réserver des périodes précises dans votre journée pour des tâches spécifiques. Durant ces blocs de temps, considérez vous comme indisponible. Informez vos collègues que pendant ces plages horaires, vous ne serez pas facilement accessibles, sauf pour des urgences.

• Astuce : Utilisez un agenda ou un outil de gestion de temps pour créer des blocs pour chaque tâche majeure. Par exemple, réservez une heure chaque matin pour une tâche clé avant de vérifier vos emails.

3. Apprendre à dire non ou à reporter les interruptions

Une autre méthode efficace est de reporter les demandes qui ne sont pas urgentes. Si un collègue vous interrompt, vous pouvez répondre poliment : "Je suis en pleine tâche, pourrais je revenir vers toi dans 30 minutes ?" Ce type de réponse vous permet de garder le contrôle de votre emploi du temps sans laisser les demandes externes dominer votre journée.

4. Aménager un Espace de Travail Propice à la Concentration

Parfois, notre environnement de travail peut être une source d'interruptions, surtout dans les bureaux ouverts. Si possible, aménagez un espace plus tranquille où vous pourrez vous isoler pour les tâches nécessitant une grande concentration.

• Astuce : Utilisez des écouteurs ou écoutez de la musique instrumentale (comme des musiques de concentration) pour vous créer une "bulle de travail" qui bloque les distractions sonores.

5. Planifier des Pauses Régulières

Les pauses régulières sont essentielles pour rester concentré tout au long de la journée. Utilisez des techniques comme la méthode Pomodoro, qui consiste à travailler pendant 25 minutes puis à faire une pause de 5 minutes. Cela permet de vous ressourcer et de réduire le risque de surcharge mentale.

Pendant ces pauses, évitez de consulter les emails ou les réseaux sociaux, car cela peut prolonger la distraction. Profitez en plutôt pour marcher, vous étirer ou prendre quelques respirations profondes.

Gérer les Interruptions Interpersonnelles

Les interruptions de collègues ou de supérieurs hiérarchiques peuvent être particulièrement difficiles à gérer.

Voici quelques solutions pour limiter ces interruptions tout en restant courtois :

1. Mettre en Place un Signal Visuel : Un simple panneau "occupé" ou "en mode concentration" peut être une manière discrète mais efficace de signifier aux autres que vous préférez ne pas être interrompu.

2. Encourager les Réunions Programmées : Si des collègues viennent souvent vous voir pour des questions ponctuelles, proposez une réunion hebdomadaire pour discuter des sujets en une seule fois. Cela limite les interruptions et permet de résoudre les problèmes de manière plus organisée.

3. Établir des Règles de Communication : Dans un travail d'équipe, proposez à vos collègues d'utiliser des canaux de communication précis pour les questions non urgentes (par exemple, Slack ou un outil de gestion de projets) et d'utiliser les appels ou les visites en personne uniquement pour les urgences.

Les Clés de la Concentration : Exercice et Méditation

Pour renforcer votre capacité à rester concentré, essayez de développer des habitudes qui renforcent la concentration.

• Exercice Physique : Le sport aide à réduire le stress et à augmenter la concentration. Quelques minutes d'exercice par jour, même une marche rapide, peuvent aider à mieux gérer les distractions.

• Méditation et Mindfulness : La méditation, même pratiquée pendant quelques minutes chaque jour, peut entraîner votre esprit à rester dans l'instant présent et à revenir plus facilement à une tâche après une interruption. Les applications de méditation, comme Headspace ou Calm, peuvent être un bon point de départ.

Conclusion : Protéger son Temps et Accroître sa Productivité

Gérer les interruptions et rester concentré au travail est un défi constant, mais avec des stratégies adaptées et une bonne organisation, il est tout à fait possible de protéger son temps et d'augmenter sa productivité. Prendre des mesures pour limiter les distractions, définir des limites claires et organiser ses journées autour de ses priorités sont les clés pour travailler de manière plus efficace et sereine.

En prenant le contrôle de vos interruptions, vous donnez à votre esprit la possibilité de rester concentré sur ce qui compte vraiment, et vous transformez chaque minute en une étape vers l'accomplissement de vos objectifs.